Υπογραφή Email: Πώς να Φτιάξεις Επαγγελματική Υπογραφή σε 2 Λεπτά
Οδηγός για επαγγελματική υπογραφή email: τι πρέπει να έχει, πώς τη φτιάχνεις δωρεάν σε δύο λεπτά, πώς τη βάζεις σε Gmail και Outlook και τι ισχύει αν έχεις εταιρεία.
Αν στέλνεις είκοσι email την ημέρα, η υπογραφή email σου εμφανίζεται πάνω από τέσσερις χιλιάδες φορές τον χρόνο. Είναι το πιο φθηνό κομμάτι branding που έχεις και συνήθως το πιο παραμελημένο.
Στις περισσότερες ελληνικές επιχειρήσεις η υπογραφή είναι τρεις γραμμές σε Comic Sans, μια τεράστια εικόνα που δεν φορτώνει, ή σκέτο όνομα χωρίς τηλέφωνο. Και στις τρεις περιπτώσεις χάνεις κάτι.
Σε αυτόν τον οδηγό θα δεις τι πρέπει να έχει μια σωστή υπογραφή, πώς να την φτιάξεις σε δύο λεπτά με το δωρεάν εργαλείο μας, και ένα σημείο που οι περισσότεροι αγνοούν: αν έχεις εταιρεία, η υπογραφή σου είναι και θέμα συμμόρφωσης.
Τι Πρέπει να Έχει μια Υπογραφή Email
Ο κανόνας είναι απλός. Ο παραλήπτης πρέπει να μπορεί να σε βρει χωρίς να ψάξει.
| Απαραίτητα | Αξίζουν | Βγάλ’ τα |
|---|---|---|
| Ονοματεπώνυμο | Λογότυπο | Αποφθέγματα και ρητά |
| Θέση και εταιρεία | Φωτογραφία | «Μην τυπώνετε αυτό το email» |
| Τηλέφωνο που απαντάς | Διεύθυνση | Πέντε και πάνω social |
| Ιστοσελίδα | Ένα ή δύο social | Εικόνες με βραβεία και banner |
Το τηλέφωνο είναι το πιο παραβλεπόμενο. Αν κάποιος θέλει να αγοράσει τώρα και πρέπει να ψάξει το τηλέφωνό σου στο site, έχεις βάλει ένα εμπόδιο χωρίς λόγο.
Φτιάξ’ τη σε Δύο Λεπτά
Φτιάξαμε ένα δωρεάν εργαλείο δημιουργίας υπογραφής email που δεν ζητάει εγγραφή και δεν χρεώνει τίποτα. Δεν κρατάμε λογαριασμό, δεν σου βάζουμε δικό μας λογότυπο μέσα στην υπογραφή.
1. Συμπληρώνεις τα στοιχεία σου
Ονοματεπώνυμο, θέση, εταιρεία. Μετά τηλέφωνο, κινητό, email, ιστοσελίδα και διεύθυνση. Όσα αφήσεις κενά απλώς δεν εμφανίζονται.
2. Βάζεις λογότυπο και φωτογραφία
Εδώ χρειάζεται προσοχή. Δίνεις δημόσιο σύνδεσμο εικόνας, όχι αρχείο από τον υπολογιστή σου. Στα email οι εικόνες φιλοξενούνται online και δεν ενσωματώνονται στην υπογραφή. Αν βάλεις τοπικό αρχείο, οι παραλήπτες θα βλέπουν σπασμένο εικονίδιο.
Αν δεν έχεις πού να ανεβάσεις το λογότυπο, ανέβασέ το στη δική σου ιστοσελίδα και χρησιμοποίησε αυτόν τον σύνδεσμο. Είναι το πιο σταθερό, γιατί ελέγχεις εσύ αν θα σβηστεί.
3. Διαλέγεις χρώμα, γραμματοσειρά και σχέδιο
Οι γραμματοσειρές είναι Arial, Helvetica, Verdana, Tahoma, Georgia και Trebuchet MS. Δεν είναι τυχαίο. Είναι οι μόνες που εμφανίζονται σωστά σε όλα τα προγράμματα email. Αν βάλεις την φανταχτερή γραμματοσειρά του brand σου, ο παραλήπτης θα δει Times New Roman.
4. Προαιρετικά προσθέτεις σημείωση
Υπάρχει πεδίο για σημείωση ή disclaimer. Εκεί μπαίνουν τα στοιχεία της εταιρείας αν τα χρειάζεσαι, και παρακάτω θα δεις γιατί μάλλον τα χρειάζεσαι.
5. Αντιγράφεις
Το κουμπί «Αντιγραφή για Gmail / Outlook» σου δίνει την υπογραφή έτοιμη για επικόλληση. Αν το πρόγραμμά σου θέλει κώδικα, υπάρχει αντιγραφή HTML και λήψη αρχείου .html.
Πώς τη Βάζεις σε Gmail, Outlook και Apple Mail
| Πρόγραμμα | Διαδρομή |
|---|---|
| Gmail | Ρυθμίσεις, Δείτε όλες τις ρυθμίσεις, Υπογραφή, Δημιουργία. Επικόλληση με Ctrl και V. |
| Outlook | Αρχείο, Επιλογές, Αλληλογραφία, Υπογραφές, Δημιουργία και επικόλληση. |
| Outlook στο web | Ρυθμίσεις, Σύνταξη και απάντηση. |
| Apple Mail | Mail, Ρυθμίσεις, Υπογραφές. Ξετσέκαρε το «Αντιστοίχιση γραμματοσειράς προεπιλεγμένου μηνύματος». |
| Άλλο | Κατέβασε το .html ή αντίγραψε τον κώδικα όπου το δέχεται το πρόγραμμα. |
Για το κινητό: οι εφαρμογές email στο κινητό συνήθως κρατάνε δική τους υπογραφή σε απλό κείμενο, ξεχωριστή από αυτή του υπολογιστή. Βάλε εκεί μια σύντομη εκδοχή με όνομα, θέση, τηλέφωνο και site, αλλιώς τα μισά σου email θα φεύγουν χωρίς στοιχεία.
Τα 6 Λάθη που Χαλάνε μια Υπογραφή
1. Όλη η υπογραφή ως εικόνα
Είναι το συχνότερο και το χειρότερο. Το τηλέφωνο δεν πατιέται, το email δεν αντιγράφεται, και αν ο παραλήπτης έχει κλειστές τις εικόνες, η υπογραφή σου είναι ένα κενό κουτάκι. Μεγαλώνει και την πιθανότητα να πάει το μήνυμα στα ανεπιθύμητα.
2. Τοπικό αρχείο αντί για σύνδεσμο
Η εικόνα πρέπει να ζει σε δημόσια διεύθυνση στο δίκτυο. Αλλιώς εσύ τη βλέπεις μια χαρά και ο παραλήπτης βλέπει σπασμένη εικόνα.
3. Τεράστιο λογότυπο
Μια υπογραφή δεν είναι αφίσα. Κράτα το λογότυπο μικρό και ευανάγνωστο. Αν πιάνει μισή οθόνη στο κινητό, είναι μεγάλο.
4. Ακατάλληλη γραμματοσειρά
Τα προγράμματα email δεν κατεβάζουν γραμματοσειρές. Αν η γραμματοσειρά δεν υπάρχει στον υπολογιστή του παραλήπτη, αντικαθίσταται με κάτι τυχαίο.
5. Πολλά εικονίδια social
Βάλε όσα χρησιμοποιείς πραγματικά. Ένα ενεργό LinkedIn αξίζει περισσότερο από έξι εικονίδια που τα τρία οδηγούν σε λογαριασμούς που δεν ανέβασαν τίποτα από πέρσι.
6. Δεν τη δοκιμάζεις πουθενά
Στείλ’ την στον εαυτό σου και άνοιξέ τη σε κινητό και σε υπολογιστή, σε φωτεινό και σε σκοτεινό θέμα. Στο σκοτεινό θέμα τα μαύρα λογότυπα εξαφανίζονται. Δύο λεπτά ελέγχου σε γλιτώνουν από χιλιάδες άσχημα email.
Τι Ισχύει αν Έχεις Εταιρεία
Εδώ είναι το κομμάτι που οι περισσότεροι αγνοούν.
Με το άρθρο 22 του ν. 4919/2022, οι εγγεγραμμένες στο ΓΕΜΗ εταιρείες πρέπει να αναγράφουν τον αριθμό ΓΕΜΗ στα έγγραφά τους που φέρουν την επωνυμία τους. Η υποχρέωση καλύπτει τις επιστολές και τα έγγραφα παραγγελίας, καθώς και τους διαδικτυακούς τόπους και τα ηλεκτρονικά καταστήματα.
| Τι | Λεπτομέρεια |
|---|---|
| Ποιους αφορά | ΑΕ, ΕΠΕ, ΙΚΕ, ΟΕ, ΕΕ και υποκαταστήματα αλλοδαπών εταιρειών στην Ελλάδα |
| Πού | Επιστολές, έγγραφα παραγγελίας, ιστοσελίδες και e-shop |
| Τι εξαιρείται | Οι αποδείξεις λιανικής και τα τιμολόγια |
| Κυρώσεις | Ο νόμος προβλέπει πρόστιμο 200 έως 500 € για παράλειψη των στοιχείων |
Στην πράξη, ένα επαγγελματικό email με την επωνυμία της εταιρείας είναι ακριβώς τέτοιο έγγραφο. Η υπογραφή είναι ο ευκολότερος τρόπος να το καλύψεις μια και καλή. Στο πεδίο σημείωσης του εργαλείου βάζεις την επωνυμία, τη νομική μορφή, την έδρα και τον αριθμό ΓΕΜΗ.
Αν έχεις ΙΚΕ, τα ίδια στοιχεία πρέπει να υπάρχουν και στην ιστοσελίδα σου. Το έχουμε αναλύσει στον οδηγό για την υποχρεωτική ιστοσελίδα ΙΚΕ.
Φτιάξ’ την υπογραφή σου τώρα
Χωρίς εγγραφή, χωρίς χρέωση, με έτοιμα σχέδια και οδηγίες για Gmail, Outlook και Apple Mail.
Συχνές Ερωτήσεις
Το εργαλείο είναι δωρεάν;
Ναι, χωρίς εγγραφή και χωρίς χρέωση. Δεν μπαίνει δικό μας λογότυπο μέσα στην υπογραφή που φτιάχνεις.
Γιατί ζητάει σύνδεσμο για το λογότυπο και όχι αρχείο;
Γιατί στα email οι εικόνες δεν ενσωματώνονται στην υπογραφή. Πρέπει να φιλοξενούνται online ώστε να τις κατεβάζει ο παραλήπτης.
Θα φαίνεται σωστά σε όλα τα προγράμματα;
Η υπογραφή χρησιμοποιεί κλασικές γραμματοσειρές και απλή δομή, που είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεται για να δουλέψει παντού. Κάνε πάντα μια δοκιμή στον εαυτό σου.
Μπορώ να τη βάλω στο κινητό;
Οι εφαρμογές στο κινητό συνήθως κρατάνε ξεχωριστή υπογραφή σε απλό κείμενο. Βάλε εκεί μια σύντομη εκδοχή με τα βασικά.
Χρειάζεται να ξέρω HTML;
Όχι. Συμπληρώνεις πεδία και πατάς αντιγραφή. Ο κώδικας υπάρχει αν τον θέλεις, αλλά δεν χρειάζεται να τον αγγίξεις.
Πρέπει να βάλω τον αριθμό ΓΕΜΗ στην υπογραφή;
Αν η επιχείρησή σου είναι εταιρεία εγγεγραμμένη στο ΓΕΜΗ, τα στοιχεία πρέπει να υπάρχουν στις επιστολές και στα έγγραφα παραγγελίας. Η υπογραφή είναι ο πρακτικότερος τρόπος. Για τη δική σου νομική μορφή, ρώτα τον λογιστή σου.
Κρατάτε τα στοιχεία που συμπληρώνω;
Το εργαλείο δεν ζητάει λογαριασμό και δεν χρειάζεται εγγραφή για να το χρησιμοποιήσεις.
Μπορώ να φτιάξω υπογραφές για όλη την ομάδα;
Ναι, φτιάχνεις μία ανά άτομο με τα ίδια χρώματα και το ίδιο σχέδιο. Αν η ομάδα είναι μεγάλη, μίλα μαζί μας για ενιαία εγκατάσταση.
Συμπέρασμα
Μια σωστή υπογραφή email θέλει δύο λεπτά και δουλεύει για χρόνια. Βάλε όνομα, θέση, τηλέφωνο και site, κράτα το λογότυπο μικρό και δοκίμασέ τη σε κινητό.
Και αν έχεις εταιρεία, βάλε μέσα και τα στοιχεία ΓΕΜΗ. Είναι μία γραμμή που σε καλύπτει.
Πηγή για το νομικό μέρος: άρθρο 22 ν. 4919/2022. Το άρθρο είναι ενημερωτικό και δεν αποτελεί νομική συμβουλή. Για το τι ισχύει στη δική σου νομική μορφή, συμβουλεύσου τον λογιστή σου.
— Επόμενο βήμα
